Образец инструкции по электронному документообороту

образец инструкции по электронному документообороту
Если полное наименование приложения в тексте не названо, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: Смета расходов на капитальное строительство на 5 л. в 2 экз. При продольном расположении реквизитов слева печатаются реквизиты на государственном языке, справа — на официальном языке. Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело». Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. §2. Регистрация документов 44. Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Контроль исполнения осуществляется определенным лицом или структурным подразделением.


Традиционная контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 48. Контролю исполнения подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и составления на них ответов. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку в специальном журнале. Документы, отправляемые учреждением, передаются почтовой и электрической связью, а также доставляются курьером. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть. Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. К документам большого объема или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки. Например: Начальник юридического отдела Личная подпись С.А. Сурков Дата На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Похожие записи: